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Il Software scritto interamente da noi è stato realizzato con i seguenti presupposti:
Caratteristiche
Versioni disponibili
Ok gestisce l'anagrafica Clienti e Fornitori in modo semplice ed intuitivo. Ogni qualvolta viene richiesta una anagrafica si presenta sempre la stessa maschera di selezione dei clienti o fornitori (vedi foto) dalla quale si può sia selezionare l'anagrafica desiderata, che creare, modificare o cancellare anagrafiche esistenti.
Descrizione anagrafica
L'anagrafica Articolo è molto completa e contiene oltre ai dati principali dell'articolo ovvero tutte le sue caratteristiche peculiari, anche i prezzi assegnati compreso l'ultimo prezzo di acquisto applicato. E' possibile inserire i codici a barre dell'articolo senza limiti di quantità. Quindi è possibile inserire più codici a barre relativi magari a Fornitori diversi o comunque codici a barre diversi riferiti allo stesso articolo.
Gli articoli possono essere suddivisi per reparto, settore, famiglia, livello1, livello2, caratteristica 1-2-3.
I dati sono suddivisi in palette per permettere una migliore visibilità
La paletta mostrata visualizza i codici a barre inseribili direttamente nell'anagrafica.
Anagrafica principale
La maschera principale mostra i dati salienti ed obbligatori degli articoli.
Notare come alcuni dati in modifica non sono editabili se non attivando lo sblocco relativo.
Questa è la finestra comunemente più usata.
Selezione articoli
La maschera di selezione è uno strumento molto potente e fondamentalmente quello che verrà usato maggiormente.
Esso compare ogni qualvolta viene richiamato un articolo da qualunque punto del programma. Consente di creare nuovi articoli, modificare o cancellarne di esistenti, ricercarli per descrizione, codice articolo, codice a barre, reparto, settore, famiglia etc.
Visualizza inoltre una serie di informazioni quali la giacenza, i prezzi, i fornitori dal quale è stato acquistato, la quantità acquistata, venduta, già impegnata dai clienti, già ordinata ai fornitori.
Album fotografico articoli
Ok! prevede la gestione delle fotografie per ogni articolo. E' possibile per ogni anagrafica inserire una foto grande, una piccola, due descrizioni e delle note a piacere.
Le foto sono poi stampabili attraverso la funzione di stampa etichette.
Tasto SPEED
Questa funzione richiamabile da vari punti del programma consente in modo immediato di accedere ai dati salienti di un articolo per avere una fotografia istantanea della situazione dell'articolo.
Carico di Magazzino
E' possibile effettuare i carichi di magazzino dal documento di acquisto del Fornitore. In questa fase oltre a poter calcolare il costo effettivo di acquisto, spalmando gli eventuali costi accessori quali trasporto, sdoganamenti etc. è possibile impostare i prezzi di vendita desiderati per l'articolo. Alla fine della procedura verrà effettuato il carico automatico della quantità e l'aggiornamento automatico dei prezzi di acquisto e di vendita.
Dal carico di magazzino è possibile richiamare gli ordini fornitore e le commissioni;
Menù magazzino
La gestione magazzino consente inoltre di:
Perfettamente implementata la gestione della cassa per i negozi al dettaglio.
E' possibile compilare lo scontrino attraverso l'interfaccia apposita (vedi foto) richiamando gli articoli sia con l'ausilio del lettore di codici a barre sia richiamandoli manualmente. Con l'ausilio di un monitor touch screen è possibile velocizzare ancora di più le operazioni semplicemente digitando sul monitor. E' possibile generare fatture direttamente dallo scontrino, emettere scontrini a credito memorizzando in contabilità il credito al cliente.
La procedura gestisce inoltre le fidelity card a punti od a importo direttamente da questa interfaccia.
L'emissione dello scontrino comporta lo scarico degli articoli da magazzino, la registrazione del registro dei corrispettivi (non fiscale) per il controllo incrociato con le striscioline emesse a fine giornata dal registratore di cassa, la registrazione degli importi di cassa per il controllo dei contanti, l'emissione automatica dello scontrino attraverso la stampa diretta dal registratore di cassa.
Registratori di cassa supportati
Presentazione
La gestione della fatturazione in Ok è molto completa e ben articolata e consente di emettere fatture su più registri iva, fatture immediate, differite, fatturazione singola o fatturazione di tutti i documenti di vendita di un determinato periodo. Consente inoltre di calcolare le scadenze in base alla condizione di pagamento prescelta. E' possibile vedere in anteprima la fattura ed eventualmente esportarla in formato HTML, PDF;
Fatturazione immediata
Consente di emettere una fattura immediata (ex fattura accompagnatoria) semplicemente selezionado il cliente. I dati delle condizioni di pagamento eventuali sconti e banche d'appoggio vengono richiamate in automatico dall'anagrafica del cliente stesso.
La logica di realizzazione di una fattura o documento di trasporto è sempre la stessa ed è facilmente intuibile:
L'anteprima di fattura consente oltre alla stampa anche l'esportazione in HTML, PDF, RTF.
Il corpo della fattura immediata è del tutto simile al corpo del documento di trasporto e consente con veloci ed immediate operazioni di compilare correttamente il documento.
Come dicevamo è possibile richiamare sia in fattura che in ddt gli ordini ancora aperti emessi a quel cliente specifico:
Per quanto riguarda invece la fatturazione differita, ovvero la fatturazione dei documenti di trasporto emessi è possibile emettere la fattura relativamente ad un unico cliente oppure attraverso la maschera "Multifatturazione" è possibile in maniera del tutto automatica fatturare i documenti di trasporto di un intero mese di tutti i clienti oppure di un determinato range di clienti o un determinato periodo.
La gestione del documento di trasporto in Ok è molto completa e ben articolata e consente di emettere ddt su più registri iva. E' possibile vedere in anteprima il ddt ed eventualmente esportarlo in formato HTML, PDF, RTF;
Descrizione
Consente di emettere un ddt (ex bolla di accompagnamento) semplicemente selezionado il cliente. I dati delle condizioni di pagamento eventuali sconti e banche d'appoggio vengono richiamate in automatico dall'anagrafica del cliente stesso.
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La logica di realizzazione di un documento di trasporto è sempre la stessa ed è facilmente intuibile:
Il corpo del ddt è del tutto simile al corpo della fattura e consente con veloci ed immediate operazioni di compilare correttamente il documento.
Come dicevamo è possibile richiamare sia in fattura che in ddt gli ordini ancora aperti emessi a quel cliente specifico:
Il modulo ordini Cliente e Fornitore consente di emettere ordini di articoli più o meno come quando viene emessa una fattura od una bolla.
Successivamente è possibile emettere:
da un ordine Cliente:
da un ordine Fornitore:
E' possibile evadere anche parzialmente gli ordini. Il programma provvederà a mantenere aggiornate le quantità evase e quelle ancora da evadere. Le quantità impegnate nel caso di ordine cliente e le quantità in arrivo nel caso di ordine fornitore.
Il Gestionale Ok! contiene un insieme di statistiche ed estratti conto che consentono all'utente di visualizzare in modo rapido le varie situazioni relative a Clienti, Fornitori, Articoli, etc...
Il Gestionale Ok! contiene il modulo contabilità e scadenziario che consente di tenere in maniera semplice ed ordinata la situazione contabile dei clienti, dei fornitori, della cassa e delle banche.
Ogni qualvolta viene emessa una fattura od uno scontrino a credito viene memorizzato nel mastrino del Cliente il relativo debito e nello scadenziario la o le scadenze impostate in fattura. Successivamente sarà possibile chiudere una o più partite in fase di pagamento da parte del cliente, anche se verranno effettuati pagamenti parziali. In questo modo sarà possibile avere sotto controllo tutti i crediti da riscuotere e le scadenze degli stessi.
Il medesimo funzionamento vale per i i documenti dei fornitori.
E' possibile l'emissione automatica delle ricevute bancarie sia con stampa della distinta che con memorizzazione su floppy disk che con invio telematico. Il tutto secondo l'attuale standard CBI.
Questo modulo del programma consente di gestire in modo chiaro e semplice le problematiche relative alle lavorazioni esterne per esempio:
Il modulo consente di:
La copia commissione è un documento interno che serve per avere una lista di articoli che dovranno essere poi utilizzati in altri ambiti;
Dalla copia commissione possono essere generati:
La copia commissione inoltre è il mezzo di trasporto utilizzato per scaricare i dati dal terminalino portatile;
Ok! consente di gestire le fidelity card per i negozi di vendita al dettaglio.
E' possibile distribuire card numerate ai clienti per fidelizzarli. Questo consente successivamente di effettuare sconti o raccolta punti per i migliori clienti ed effettuare statistiche per tipologia di cliente.
La gestione tabelle contiene tutti i dati di supporto per l'esecuzione delle varie operazioni:
Tabelle di vendita
Tabelle di magazzino
Tabelle di contabilità
Designer
Ok! incorpora un potente designer che consente di personalizzare i modelli di fatture, ddt, ordini e di creare un numero infinito di etichette.
Gestione Utenti
E' possibile gestire l'accesso a OK! attraverso la creazione di uno o più utenti dando ad ognuno i permessi di accesso alle varie funzioni di menù.
Il sistema prevede la creazione di gruppi a cui assegnare i permessi e successivamente creare un numero infinito di utenti i quali verranno assegnati al gruppo di appartenenza desiderato.
Importazione da Excel
Ok! è provvisto di una potente funzione di importazione dati da file di Excel. La procedura consente in maniera semplicissima di importare in Articoli, Clienti e Fornitori file di Excel precedentemente preparati.
Stampa Etichette
Ok! è provvisto di una potente funzione di stampa etichette. Oltre a stampare sulle normali stampanti consente la stampa anche su stampanti a trasferimento termico specifiche per etichette adesive indelebili. Oltre a richiamare gli articoli da stampare è possibile modificare le etichette stesse ed aggiungere fotografie degli articoli stessi.
